Bezproblémová správa bytového domu začíná výběrem kvalitního správce

Jak má vypadat dobrá správa bytového domu? Jaké sledovat priority, co upřednostnit? Čím vlastně začít? To jsou časté otázky, které si kladou členové statutárních orgánů společenství vlastníků jednotek (SVJ) nebo bytových družstev (BD) po svém zvolení. Zeptali jsme se proto doc. Ing. Pavla Svobody, CSc., vedoucího katedry Technologie staveb, ČVUT v Praze, co si on myslí o správě bytových domů a co by poradil nově zvoleným členům výborů SVJ či představenstev bytových družstev.

Bytový dům není na hraní

„Bytový dům není na hraní. Jeho životnost se počítá přinejmenším na desítky let a tomu by měl odpovídat i přístup osob, kteří se o něj starají. Jejich funkční období, bude takřka jistě kratší než životnost domu. Velká zodpovědnost na každém kroku při jeho správě je tedy více než na místě,“ upozorňuje Pavel Svoboda a dodává: „Není nutně třeba, aby měl člen statutárního orgánu technické, ekonomické či právní vzdělání, jak se o tom často mluví na schůzích SVJ a BD. Na druhé straně je z pohledu správy bytového domu, zvolený funkcionář SVJ či BD v podstatě „facility manažer“ odpovědný za jeho udržování s péčí řádného hospodáře. To platí i v případě, že svěří zcela nebo i částečně péči o dům profesionální firmě.“

Jak se dívá na výběr správce domu zákon?

Občanský zákoník v části upravující bytové spoluvlastnictví totiž ponechává v kompetenci shromáždění vlastníků nejen určení osoby, která má zajišťovat některé činnosti správy domu a pozemku, nýbrž i schválení smlouvy s touto osobou a schválení změny smlouvy v ujednání o ceně nebo o rozsahu činnosti.

„To je pravda a formálně je třeba naplnit literu zákona. Ale členové statutárních orgánů by měli stát za svou volbou správce domu a velmi dobře zvážit, zda mají zůstat ve svých funkcích za situace, kdy by jim měly shromáždění vlastníků či členské schůze diktovat kdo bude správu vykonávat,“ míní Pavel Svoboda a pokračuje: „Jsou to totiž oni, kteří jsou odpovědní za řádný výkon správy bytového domu a právě oni musí mít absolutní jistotu, že právě jimi vybraný správce je tou správnou osobou či společností.“

Jablkem sváru vlastníků je často cena za správní služby

Častým důvodem střetů na jednáních shromáždění vlastníků či členských schůzí při výběru správce domu je cena za správní služby. „Cena ale nemůže být hlavním kritériem při výběru správce. Řada z nás už se přece poučila z výběru „laciných“ řešení. Vidina úspory na počátku může přinést nečekaně drahé náklady v průběhu a hlavně na konci spolupráce. Žádný správce nemůže poskytovat službu pod svými náklady. Pokud se setkáte se správcem, který výrazně vybočuje svou cenou od ostatních, je třeba se mít na pozoru,“ upozorňuje Pavel Svoboda a dodává: „Hlavními kritérii při výběru správce by měly být zkušenosti, poskytované služby a profesionální zázemí bez kterého kvalitní služby poskytovat nelze.“

Vyjasněním očekávání předejdete budoucím problémům

Členové statutárních orgánů a dodavatelé správních služeb by si měli ještě než podepíší smlouvu, pečlivě ujasnit představy o způsobu a rozsahu zajišťované správy bytového domu. Často se totiž stává, že se obě strany míjí v představách o obsahu pojmu „kvalitní správa domu“, což následně přináší rozčarování především na straně objednatele, tedy SVJ či BD. „V případě členů statutárních orgánů je však mít ještě na paměti, že budou s volbou špatného správce spojováni a dokonce, že mohou být odpovědní či spoluodpovědní za chyby, ke kterým může dojít,“ varuje Pavel Svoboda a připojuje: „Naopak dobře fungující a komunikující správce je dobrou vizitkou a oporou pro statutární orgán.“

Porovnávejte porovnatelné!

Jak tedy správu bytového domu uspořádat? „Není to zase tak složité. Především je třeba rozhodnout, zda budou celou správu či její část vykonávat sami členové statutárních orgánů. Pokud k tomu přistoupí, pak by měly zvolit i odpovídající doplnění a rozvoj vzdělání o svěřené oblasti správy bytového domu. Pokud se naopak rozhodnou, že správu domu svěří třetí osobě, pak je třeba věnovat maximální pozornost výběru této osoby,“ radí Pavel Svoboda a přidává i pár bodů k zamyšlení:

1. Zvolte přiměřeně porovnatelné správní firmy, dívejte se na jejich zázemí.
2. Snažte se posoudit odbornost jednotlivých manažerů a zaměstnanců firmy. Pokud se stejný člověk u správce stará o účetnictví a zároveň řeší technické záležitosti domu, nemůže být odborníkem v obou činnostech.
3. Porovnejte způsob komunikace a jednání směrem k vám. Prostudujte si také jejich www stránky. Neaktuální a nesrozumitelné stránky o komunikaci s klienty ledacos napoví.
4. Podívejte se na prostředí ve kterém sami působí.
5. Ověřte si reference u jejich dlouhodobých zákazníků.
6. Dobře definujte své požadavky na služby do zadání pro výběrové řízení a nechte se inspirovat zkušenostmi facility manažera. Nemusíte je akceptovat hned či dokonce vůbec, přesto vás mohou dovést k zefektivnění nastavených činností.
7. Obecně platí, že větší správní firma disponuje větším zázemím a logicky i většími možnostmi srovnávat zkušenosti se správou většího počtu obdobných domů. Větší správci jsou také zpravidla schopni dovést svého klienta k výhodám, které by při samostatném působení nedokázal získat. Ekonomika takové spolupráce může být potom v úplně jiné rovině.

Naše shrnutí na závěr?

Dobře si rozmyslete nastavení způsobu správy vašeho domu. Tím, na co nestačíte, pověřte vámi prověřeného dodavatele. Pravidelně sledujte výkon správních činností a dodávku navazujících služeb. Korektně nastavené vztahy a vzájemná komunikace se správcem jsou základními předpoklady dobré správy vašeho bytového domu. „A nakonec mějte na paměti, že facility management je podstatně širší pojem, než jen vedení účetnictví či zajištění tepla v domě,“ shrnuje Pavel Svoboda, „můžete nakonec získat výrazně více, než kolik vás bude stát vlastní úsilí o správu domu.“