Povinné datové schránky
pro SVJ se blíží

29 října, 2022

Získejte nejaktuálnější

informace a zkušenosti

s předstihem

V řadě oblastí jsou datové schránky již po řadu let běžně využívány. Pro mnohé vlastníky bytových domů z řad SVJ je to dosud neznámá oblast, bez které se docela dobře obešli. Od počátku příštího roku se ale i pro ně stává využívání datových schránek povinné. Co je důležité o nich vědět?

K čemu datová schránka slouží?

Datová schránka ukládá povinnost komunikovat jejím prostřednictvím s orgány veřejné moci, tedy městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, policií i soudy, a více než deset let od jejího vzniku ji nyní používá přes milion uživatelů.
Povinné zřízení datové schránky pro SVJ s sebou nese některé benefity. Především zjednodušení komunikace s úřady a úsporu času, kdy není nutné vyzvedávat korespondenci na poště. Snadná je též archivace dokumentů – která je ale zpoplatněná.

Datová schránka bude zřízena automaticky

Používání datových schránek upravuje novela zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Součástí novely je i rozšíření povinného okruhu uživatelů. Mezi nimi jsou nově zařazena i SVJ. Těm, kteří datovou schránku dosud nevyužívají, bude datová schránka zřízena od 1. ledna 2023 automaticky bez jejich žádosti. Jak a od koho se SVJ doví o tom, že jim byla DS zřízena? Do poštovní schránky jim bude doručen dopis s oznámením o zřízení datové schránky a s přihlašovacími údaji do ní.

Zřízení datové schránky je zdarma, některé související služby se platí

Zřízení datové schránky je zdarma, ale uchovávání dokumentů je zpoplatněno. Zprávy je možné například uložit do „trezoru“, jehož cena je podle počtu uložených zpráv od 120 Kč ročně (20 zpráv) po 29 500 Kč (5 000 zpráv). Stejně tak uživatelé zaplatí za odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo třeba dodavatelé energií, ale i firmám či soukromým osobám. V těchto oblastech by tak mohl provoz datové schránky jednotlivým SVJ podstatně navýšit náklady.

Co je důležité o datové schránce vědět?

Datovou schránku je nutné pravidelně kontrolovat, zda do ní nepřibyly nové zprávy. Většina dokumentů se totiž považuje za doručené do deseti dnů i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne – tedy nepřečte. Pomoci hlídat nové zprávy pomůže notifikační e-mail nebo SMS zprávy, které si oboje snadno v systému nastavíte.
V případě SVJ je vhodné v rámci výboru poskytnout přístup do datové schránky určené pověřené osobě – členu výboru. Tato osoba bude mít za úkol sledovat docházející zprávy do datové schránky, archivovat je, případně předávat k vyřízení.
Již jsme zmiňovali výhodu placeného „trezoru“ pro archivování zpráv. Pokud si je tedy nechcete všechny ukládat mimo datovou schránku, zůstanou vám v „trezoru“. Pokud však tuto službu nebudete využívat, pak pamatujte, že do devadesáti dnech jsou přijaté zprávy automaticky mazány.

Pozor, některé dokumenty lze podávat pouze přes datovou schránku

Pro vlastníky datových schránek neplatí u některé komunikace s institucemi volba, zda budou využívat písemnou komunikaci se zasíláním poštou, nebo datovou schránkou. Například u SVJ majících povinnost podat daňové přiznání – pokud přes datovou schránku podání neučiní, může být SVJ udělena pokuta až do výše 50 tisíc Kč. Klasická forma papírového podání nebude přijata a finanční úřad bude vůči SVJ postupovat jako by přiznání nepodalo.

Jsou obavy z pokut oprávněné?

Podle informací SČMBD se až 15 % SVJ potýká s chybějícím vedením, komplikované tedy bude i sledování informací z datové schránky. Vzhledem k riziku pokut se pro tato SVJ situace ještě dále komplikuje. Obavy vzbuzuje i provoz těch SVJ, kde statutární orgány nevyužívají pro řízení provozu domu mailovou komunikaci, případně nemají internet.
Je bez diskusí, že nároky na výkon funkce předsedy i členů výboru obecně, stále stoupají. To se týká jak požadavků na odbornou znalost, tak i počítačové gramotnosti a orientaci v elektronickém prostředí.

Další podobné články

Svolání a průběh shromáždění

Svolání a průběh shromáždění

Příprava pro konání shromáždění začíná pro výbor SVJ dlouho předem. Je nutné připravit program, pozvánku, správně ji předat členům. Velkou kapitolou je průběh shromáždění a zápis. V každém z těchto kroků dochází k různým pochybením.

Další  změny   Občanského zákona v bytovém právu

Další změny Občanského zákona v bytovém právu

Od 1.7.2020 platí rozsáhlá novela Občanského zákona, která poměrně obsáhle upravuje oblast bytového práva a nutno dodat, že k lepšímu. V této části příspěvku navazuji na článek z října 2020 a budu se vněm zabývat změnami OZ v oblasti práva vlastníka jednotky pořizovat si kopie dokumentů SVJ, právem vlastníků na doplnění programu shromáždění a hlasováním per rollam.